Hora de digitalizar tu despacho. Gana en productividad.

Durante las últimas semanas, se han incrementado las consultas que ya desde hace tiempo muchos despacho nos venían haciendo respecto de los pasos que deben dar para llevar a cabo una transformación digital que les permita trabajar a distancia con sus empleados, asociados y colaboradores y esta avalancha de preguntas, nos ha llevado a concluir que no siempre se tiene claro en qué consiste exactamente este proceso y lo que implica.

Creer que la digitalización consiste simplemente en modernizar los programas de gestión y actualizar los equipos informáticos que se utilizan, es una visión muy pobre, pues este proceso de transformación es mucho más profundo, que afecta incluso a un cambio en la cultura del despacho y en su forma de trabajar.

Para todos aquellos que aún no habéis dado este importante paso y estáis sufriendo durante estos días la falta de digitalización va dirigido este artículos. E n el cual os explicamos, qué es, qué implica y qué aporta el proceso de digitalización en un despacho.

La Transformación Digital es el proceso de adaptación de personas, empresas e instituciones a la necesidad de dar respuesta a los requerimientos de los actuales clientes y usuarios de los servicios jurídicos y económicos de un despacho, que en el actual estado de los mercados ya no distinguen la línea que separa el mundo físico del digital.

La digitalización del sector jurídico, legal y de asesorías económicas ya no es una opción, es una obligación para todos los agentes involucrados en la cadena de este tipo de servicios. Los despachos, a estas alturas ya no se pueden estar preguntando si deben iniciar procesos de digitalización, la pregunta correcta sería cómo y cuándo, por ser el camino obligatorio a recorrer para alcanzar la competitividad que cualquier despacho debe alcanzar.

La Transformación Digital engloba un proceso de cambio muy amplio que no solo atañe al uso de la tecnología informática que utilizamos. Implica una completa transformación en la organización.

La continua revolución digital en la que vivimos tiene una enorme repercusión sobre la forma de trabajar, que obliga a realizar una reestructuración y transformación global para adecuar el modelo de negocio de cada despacho a los mercados a los que se dirige.

Si aún no has comenzado con el proceso de Transformación Digital de tu despacho y quieres llevarla a cabo, entiende que tienes que acometer una transformación a todos los niveles, de arriba abajo , es decir, desde la cúspide de tu organización (Consejo de Administración, CEO o dirección general) hasta la base de la misma (conjunto de abogados, economistas, secretarías,...), y también de forma transversal (procuradores con los que trabajas, abogados colaboradores,...). Esto es básico y fundamental para garantizar el éxito del proceso de transformación.

Afecta absolutamente a todas las personas del despacho, pues como piezas de tu organización tienen que trabajar de forma organizada. Todos juntos conforman una gran maquinaria en la que la digitalización inspira y fomenta nuevos modelos organizativos más productivos.

El gran desafío consiste en fomentar el desarrollo de nuevas capacidades digitales en el equipo humano, superar barreras culturales, reducir y compartir estructuras y fomentar el crecimiento profesional y personal de todos los que trabajan en el despacho.

Es imprescindible definir y desarrollar el plan de transformación contando con profesionales que conozcan a la perfección el funcionamiento de un despacho de abogados, al tiempo que sean expertos en gestión empresarial. Además se debe obtener el compromiso por parte de todos los agentes involucrados, internos y externos, dotar el proceso de los recursos necesarios y lo más importante, poner el enfoque en el cliente. Sin duda, se trata de un verdadero reto para tu estructura organizativa, pero que sin duda deberás afrontar para estar en el mercado actual y afrontar los retos futuros.

Para concretar te diré que un plan de transformación digital implica una transformación global del despacho que comprende los procesos de:

• Transformación estratégica.
• Transformación organizativa.
• Transformación operativa.
• Transformación comercial.
• Y finalmente, transformación digital

La digitalización es la última de las etapas de un plan más amplio, que antes de acometerse exige haber realizado profundos cambios que faciliten su posterior implementación y garantice su éxito.

La modelización del negocio del despacho, la mejora en la eficiencia de los procesos internos, el aprovechamiento y optimización de los recursos disponibles, las sinergias con agentes externos, la verticalización de procesos o la inversión digital necesaria para adecuarse, son elementos que deben encontrar respuesta en dicho plan.

Las más significativas y relevantes, entre otras son las siguientes:

• Permite adaptarse a las exigencias del mercado y da respuesta a la evolución del mismo.
• Contribuye a rediseñar el modelo de negocio y a redefinir los procesos internos.
• Mejora la eficiencia operativa.
• Incrementa la productividad del despacho.
• Aumenta la satisfacción de trabajadores y colaboradores.
• Fomenta la cultura de la innovación.
• Favorece la colaboración interna.
• Atrae talento.
• Mejora la experiencia del cliente.
• Ahorra costes y proporciona nuevas fuentes de ingresos.
• Permite descubrir nuevas oportunidades de negocio.
• Es fuente de diferenciación y de ventaja competitiva.

Las ventajas que aporta la Transformación Digital del despacho en definitiva, se reflejan directamente en la cuenta de resultados , lo que permite poder afirmar que dejar de realizarla sólo llevará a tu despacho a la fosilización de tus formas de trabajar y por ende a quedarte en la cola del pelotón de los despachos que luchan por sobrevivir en un mercado cada día más competitivo.

El cliente busca la confianza en el despacho con el que contrata, y a ello contribuye muy directamente estar cada vez más conectado, interactuar más y mejor y obtener respuestas inmediatas.

La continua evolución en la tecnológica está revolucionando la forma en la que cliente y despacho se relacionan. Proporcionar una experiencia satisfactoria, con una calidad mantenida en el tiempo y en todos los canales de servicio, es una ventaja competitiva a la hora de elegir el despacho con el que trabajar. Tu despacho debe adecuarse a las demandas y expectativas de los clientes, y para ello debe ser un referente que aporte un verdadero valor a los clientes a la hora solicitar tus servicios jurídicos.

Personalización de servicios y ofertas, creación de nuevos canales de venta, medios de pago digitales, herramientas de fidelización, Apps, etc. son algunos de los temas a desarrollar para conectar con el cliente actual que redunda no sólo en una mayor reputación de tu imagen de marca, sino en un incremento de la competitividad del tu negocio.

¡¡ No te agobies !!. Cuando esta situación acabe puedes y tienes que comenzar a dar todos los pasos para llevar a cabo lo aquí comentado, paro lo cual puedes contar con nosotros, pero en el próximo artículo te indicaré que herramientas puedes utilizar de inmediato para comenzar a llevar a cabo un trabajo colaborativo en la distancia con tus socios, empleados y colaboradores.

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Ahora en la distancia, toca estar más juntos que nunca. Y no se me ocurre mejor forma que ofrecerte la posibilidad de que me puedas hacer cualquier consulta, de forma totalmente gratuita, hasta que dure el Estado de Alarma.

Contacta a través de la web y aprovecha estos días para preguntarme lo que hasta ahora has ido dejando por falta de tiempo.
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